Wraz z postępującą cyfryzacją administracji skarbowej w Polsce, przedsiębiorcy muszą dostosować się do nowych regulacji prawnych. Jednym z najważniejszych projektów jest wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jednocześnie firmy nadal zobowiązane są do przestrzegania zasad wynikających z RODO, czyli przepisów o ochronie danych osobowych. W tym artykule wyjaśniamy, jak KSeF wpływa na przetwarzanie danych osobowych oraz jak zapewnić zgodność z RODO.
Czym jest KSeF ?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma teleinformatyczna umożliwiająca wystawianie, odbieranie i archiwizację faktur ustrukturyzowanych. Docelowo korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla większości przedsiębiorców w Polsce.
Najważniejsze cechy KSeF:
- centralne przechowywanie faktur przez administrację skarbową,
- jednolity format faktury ustrukturyzowanej,
- automatyzacja procesów księgowych,
- szybszy zwrot VAT.
RODO nakłada na przedsiębiorców obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych. Do najważniejszych zasad należą:
- legalność, rzetelność i przejrzystość,
- minimalizacja danych,
- ograniczenie celu przetwarzania,
- integralność i poufność danych,
- rozliczalność.
W kontekście faktur oznacza to, że dane osobowe zawarte w dokumentach (np. imię, nazwisko, adres, NIP) muszą być odpowiednio chronione.W KSeF przekazywane będą m.in.:
- imię i nazwisko przedsiębiorcy,
- adres prowadzenia działalności,
- numer NIP,
- dane kontaktowe (jeśli widnieją na fakturze).
Dane z faktury trafiają po tym, jak trafią do Ministerstwa Finansów, są przechowywane przez okres 10 lat.
Z punktu widzenia RODO, rozpoczęcie korzystania z KSeF wymaga aktualizacji wewnętrznej dokumentacji w zakresie przetwarzania danych osobowych.
RODO a FSef – co trzeba zaktualizować ?
Przede wszystkim, przedsiębiorcy wystawiający faktury na osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, powinni dostosować dokumentację, do wymogów stawianych przez RODO.
W Rejestrze Przetwarzania Danych należy określić m.in.:
- cel przetwarzania (obowiazki podatkowe),
- kategorie osób, których dane dotyczą (kontrahenci, osoby reprezentujące kontrahentów),
- zakres danych (imię, nazwisko, NIP, adres, dane kontaktowe jeśli są na fakturze)
- podstawę prawną (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
- okres przechowywania ( 10 lat),
- odbiorców danych (Ministerstwo Finansów, ewentualnie biuro rachunkowe, inne firmy zewnętrzne).
Przykładowe procesy przetwarzania danych w KSeF
Wdrożenie KSeF generuje nowe lub modyfikuje istniejące procesy przetwarzania danych:
1. Wystawianie faktur ustrukturyzowanych
- wprowadzanie danych kontrahenta,
- przesyłanie danych do systemu KSeF.
2. Odbieranie faktur
- pobieranie dokumentów z systemu,
- integracja z systemami ERP.
3. Archiwizacja dokumentów
- przechowywanie faktur w systemach wewnętrznych,
- dostęp do faktur przez uprawnione osoby.
4. Nadawanie uprawnień użytkownikom
- zarządzanie dostępem pracowników,
- autoryzacja w systemie KSeF.
5. Integracje systemowe
- przesyłanie danych między systemami księgowymi a KSeF,
- automatyzacja procesów.
Zakres przetwarzania danych – co się zmienia ?
Zakres przetwarzania danych – co się zmienia?
Wdrożenie KSeF nie zwiększa istotnie zakresu danych osobowych, ale zmienia:
1. Sposób przetwarzania
- centralizacja danych w systemie państwowym,
- automatyzacja przesyłania danych.
2. Krąg odbiorców
- administracja skarbowa staje się odbiorcą danych,
- potencjalnie dostawcy systemów IT.
3. Ryzyka
- większa ekspozycja danych (system centralny),
- ryzyko błędów integracyjnych,
- ryzyko nieautoryzowanego dostępu.
RODO a KSeF – podsumowanie
Wejście w życie KSeF nie zwalnia przedsiębiorców z obowiązków wynikających z RODO – wręcz przeciwnie, wymaga ich rozszerzenia i dostosowania do nowego modelu przetwarzania danych.
Najważniejsze kroki to:
- aktualizacja dokumentacji,
- zapewnienie podstaw prawnych,
- wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń,
- kontrola dostępu do danych,
- edukacja pracowników.
Dobrze przeprowadzone wdrożenie KSeF może nie tylko zapewnić zgodność z prawem, ale także zwiększyć bezpieczeństwo i efektywność procesów w firmie.
Jako Adwokat wpisany na listę Okręgowej Rady Adwokackiej w Zielonej Górze oraz Doradca Restrukturyzacyjny / Syndyk legitymujący się licencją nr 1246 - Ministerstwo Sprawiedliwości zajmuję się prowadzeniem postępowań upadłościowych i restrukturyzacyjnych. W swojej praktyce zajmuje się także prawem karnym, w tym w szczególności tematyką związaną z prawami osób podejrzanych, oskarżonych, a także i skazanych. Ukończyłem polskie studia prawnicze na UAM w Poznaniu oraz niemieckie studia prawnicze na EUV we Frankfurcie.
- Prawa pokrzywdzonego w sprawie karnej – jak skutecznie dochodzić swoich praw? - 14 kwietnia 2026
- Wstrzymanie odsetek w upadłości konsumenckiej – kiedy przestają rosnąć długi? - 7 kwietnia 2026
- RODO a wejście w życie KSeF - 2 kwietnia 2026